La supervisión: una necesidad en las Organizaciones
La supervisión es un concepto antiguo que ha ido sufriendo diversos
cambios y ha sido visto desde diferentes enfoques.
Conocer estos antecedentes resulta indispensable para ubicar a una
función tan importante como la que se trata en este curso, dentro del
contexto de la auditoría pública.
Por lo anterior es de vital importancia que el supervisor tenga
conocimiento de la forma en que se aplican las técnicas, procedimientos
y la observancia a la normatividad en los trabajos de auditoría, lo que
le dará una visión mas amplia y le permitirá ejecutar un trabajo más
profesional.
Introducción
La supervisión del trabajo del personal asignado a la auditoría es
necesaria para que los que trabajan en todos los niveles del examen
comprendan los objetivos generales del mismo y los procedimientos
necesarios para lograrlos.
Se debe poner en conocimiento del personal de auditoría mucha de la información obtenida durante la etapa de planeación relacionada con las características de la entidad a examinar, en especial los posibles problemas contables y de revisión, y la oportunidad con que deben aplicarse los procedimientos de auditoría.
Debido a que gran parte del trabajo detallado lo llevan a cabo los auditores éstos deben poner en conocimiento a los supervisores los problemas contables y de auditoría importantes que se descubran durante el examen.
Al efecto se utilizan los papeles de trabajo elaborados durante la auditoría para revisar el trabajo realizado.
Pueden existir variaciones en la forma de preparación de los papeles de trabajo de acuerdo con la habilidad y experiencia de cada auditor, pero siempre cumpliéndose lo establecido en el Manual de Auditoría sobre la presentación de estos.
De ningún modo deben faltar evidencias en los papeles de trabajo que
demuestren cómo se llevaron a cabo en realidad los procedimientos de
auditoría y sus resultados.
Sin duda alguna el personal se enfrentará a problemas y tendrá necesidad
de buscar el consejo del supervisor. Estos problemas, incluyendo la
solución deben aparecer en los papeles de trabajo.
Así se forma la evidencia que prueba que el personal recibió una
supervisión apropiada. Sobre este asunto es necesario hacer una
aclaración especial:
El auditor debe asegurarse de que para cada pregunta que se refleja en
los papeles de trabajo se ha presentado y documentado por completo una
solución adecuada.
De lo contrario la presencia de preguntas sin sus correspondientes respuestas podría ser una indiscutible evidencia de que faltó supervisión del personal y el debido cuidado profesional.
Si existen diferencias de opiniones, al no estar de acuerdo algún auditor con la solución final, después de discutido el problema, deberán quedar constancias de ello en los papeles de trabajo.
Por supuesto, la solución final dada a la controversia debe fundarse
y describirse apropiadamente en dichos documentos.
Antecedentes
La supervisión, al igual que la administración, tiene un mayor
desarrollo a partir de la Revolución Industrial, en donde se producen
cambios profundos que vienen a modificar completamente la estructura
social, económica y política de esa época.
Entre los principales cambios que se generaron tuvo lugar la sustitución
del trabajo manual por el mecanizado, mayor rapidez, cantidad y calidad
de la producción y gran demanda de la fuerza de trabajo, lo que provocó
la creación y multiplicación de las industrias fabriles.
Para que lo anterior fuera posible, hubo necesidad de conformar de
manera diferente la organización del trabajo, lo que originó la
introducción de nuevos conceptos, entre los que se encontraban:
¤ La división del trabajo y la especialización de las tareas;
¤ La estandarización de las funciones;
¤ La unidad de mando y centralización en la toma de decisiones; y
¤ La formalización de las relaciones laborales.
La aplicación de dichos conceptos a la industria repercutió en que la
supervisión de las tareas adoptara las siguientes características:
¤ Vigilancia del trabajo que se realizaba con la finalidad de aumentar
la producción y mejorar en calidad, al menor costo posible;
¤ Énfasis en los resultados, sin tomar en cuenta al trabajador como individuo;
¤ Vigilancia del estricto apego a las reglas.
Para llevar a cabo esta función se hizo indispensable la asignación de una persona capacitada técnicamente, a quien en ese entonces se le conoció como “capataz”.
Esta persona ejercía una autoridad completa sobre el personal que
ejecutaba las tareas: reclutaba, disciplinaba y despedía; así mismo,
seleccionaba materiales, hacía inventarios, organizaba el lugar de
trabajo, etc.
Con el transcurso del tiempo y debido al crecimiento acelerado y
desorganizado de las empresas, así como a la necesidad de aumentar
eficiencia y competitividad en las organizaciones, se desarrollaron
técnicas, principios y teorías que transformaron la función de
supervisión de una práctica empírica a una labor técnica y
especializada. Implícito en esta evolución se halla el reconocimiento al
recurso humano como el elemento más importante para el logro de los
objetivos.
La supervisión es ahora una función que permite vigilar, inspeccionar,
evaluar y conducir el trabajo de un equipo, así como promover que éste
opere conforme a los criterios de economía, eficiencia, eficacia,
efectividad, imparcialidad y honestidad.
Como se observa, la supervisión ha sido necesaria siempre que el trabajo
ha implicado el esfuerzo conjunto de un equipo de personas.
Por ello, el supervisor es aquél que dentro de la organización
conduce a un grupo de personas a él encomendado, hacia el cumplimiento
de metas y objetivos, y es el directamente responsable de la
coordinación, dirección, verificación, inspección y calidad en el
trabajo.
La palabra supervisión se deriva de los vocablos latinos “super” y
“visio”, que significa “ver sobre”, lo cual se traduce como mirar desde
arriba una actividad. El término de SUPERVISIÓN se utiliza
tradicionalmente para definir el acto de vigilancia que una persona
ejerce sobre el trabajo que realiza el personal que está bajo su mando.
Ahora bien, para poder desarrollar una definición de supervisión del
trabajo de auditoría pública, cabe recordar que dentro de los órganos
internos de control existen diversos “niveles de supervisión”, que son
determinados por el tamaño de la estructura orgánica del mismo. Según
Cameron C. Smith, en su libro “Guías para Supervisores”, a estos niveles
se les puede considerar como directivos,
y sus responsabilidades consisten en planear, organizar, dirigir y
controlar el trabajo de su unidad, así como coordinar los recursos,
mejorar el trabajo de grupo e individual de sus subordinados; promover
la comunicación para dar instrucciones, recibir información, transmitir
resultados y tomar decisiones para hacer eficaz su labor.
Por tales consideraciones, puede decirse que:
Importancia de la Supervisión
El éxito de cada auditoría depende en gran parte de la efectividad de la
supervisión al personal de todos los niveles.
La supervisión es un elemento imprescindible para el adecuado desarrollo
de la función de auditoría, ya que permite controlar las actividades que
se realizan en ella. Por esta razón se ha elevado a la categoría de
norma, a efecto de que se incluya en forma obligatoria en las labores
que se llevan a cabo en los órganos internos de control.
En el apartado relativo a las normas de ejecución del trabajo, la norma
sexta denominada “Supervisión del Trabajo de Auditoría”, establece lo
siguiente:
· La supervisión implica dirigir los esfuerzos de los auditores
involucrados; instruirlos, mantenerse informado de problemas encontrados
que sean significativos, revisar el trabajo realizado y proporcionar
capacitación en el campo.
· La supervisión debe ejercerse en todos los niveles o categorías del
personal que intervenga en el trabajo de auditoría y en proporción
inversa a la experiencia, la preparación técnica y la capacidad
profesional del auditor supervisado.
En caso de que la auditoría sea tan compleja que requiera los servicios
de varios auditores, el supervisor establecerá una línea de mando con un
auditor como supervisor, designando para esa actividad al de mayor
experiencia y capacidad profesional.
OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN
La supervisión persigue ciertos objetivos que posibiliten promover las
acciones para ejercerla de la mejor forma y evaluar la efectividad de su
aplicación. Dichos objetivos son, entre otros, los siguientes:
· Incrementar la calidad de las auditorías, a través de la revisión
periódica del trabajo del auditor, en función de los objetivos
planteados;
· Lograr que las revisiones se desarrollen con la máxima economía,
eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y honestidad y con
apego a las Normas Generales de Auditoría Pública y demás normatividad
aplicable;
· Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que éstos apoyen
adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen información objetiva;
además, obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente
en las auditorías;
· Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la
realización de la auditoría pública;
· Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditoría;
· Determinar si se han aplicado íntegramente los procedimientos
específicos de auditoría
· Incrementar las relaciones humanas y de trabajo profesional en los
grupos de auditoría.
Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un
proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del
sistema a lo largo del tiempo.
Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas.
La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones.
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada.
Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser
notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el
consejo de administración deberán ser informados de los aspectos
significativos observados.
Estos componentes, vinculados entre sí, generan una sinergia y forman un
sistema integrado que responde de una manera dinámica a las
circunstancias cambiantes del entorno.
El sistema de control interno está entrelazado con las actividades
operativas de la entidad y existe por razones empresariales
fundamentales.
El sistema de control interno es más efectivo cuando los controles se
incorporan en la infraestructura de la sociedad y forman parte de la
esencia de la empresa. Mediante los controles incorporados, se fomenta
la calidad y las iniciativas de la delegación de poderes, se evitan
gastos innecesarios y se permite una respuesta rápida ante las
circunstancias cambiantes.
Responsable:
El procedimiento será ejecutado por:
a) El Jefe de Grupo al auditor.
b) El supervisor al Jefe de Grupo
c) El supervisor al auditor, si en la Auditoría no se ordena Jefe de
Grupo.
Riesgos:
1. Que los auditores tengan impedimentos que limiten comprender de forma
clara y precisa la etapa que se supervisa.
2. No se cumplan las recomendaciones dejadas en supervisiones anteriores.
3. Que las supervisiones no se efectúen en el momento necesario que requiere la Auditoría y/o el auditor que realice el trabajo.
4. Poca preparación del supervisor para valorar el desenvolvimiento
de una actividad y/o auditoría.
Lic. Ederlys Hernández Meléndrez y Lic. Adelkys Rosa Sánchez Gómez - ederlysmelendrezarrobayahoo.com adelkyssarrobayahoo.com.mx
Profesora Auxiliar adjunta de la Universidad de Las Villas, aspirante a titular, más de 30 años vinculados a la actividad empresarial.
Graduada de Licenciatura en Contabilidad y Finanzas en el año 2001. Actualmente labora como Profesora de Auditoría en la Facultad de Contabilidad y Finanzas del Centro Universitario "José Martí Pérez" de Sancti Spíritus, Cuba.
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