Estas actividades están orientadas a: La planeación de personal, el análisis de puestos y el reclutamiento de candidatos, se realizan básicamente en apoyo a la selección de personal tal y como se muestra en la ilustración siguiente. Si el proceso se realiza de manera inadecuada, los esfuerzos anteriores serán desperdiciados.

Ilustración 13: El proceso de selección de recursos humanos.

1.      Situación actual.

Para cubrir los puestos de confianza no existe un procedimiento sistematizado, definido y debidamente normado, por lo regular los puestos del primer y segundo nivel se cubren en base al grado de cercanía y compromisos que se llegan establecer con el aspirante a Rector, sobre todo aquellos que forman parte del Consejo Universitario, y que se desempeñan como Directores de Organismos Académicos y de Planteles de la Escuela Preparatoria, es muy probable que lleguen a ocupar estos puestos en reciprocidad al voto depositado a favor la candidatura y lógicamente al grado de simpatía y compromiso. De esta forma es más bien en base a la aspectos políticos, como se pueden ocupar ciertas posiciones y no tanto al perfil profesional reconocido por un plan de carreras en el que el personal tenga la posibilidad de ascender en la estructura. Ello no significa el que no existan casos en los que el personal ascienda por sus propios méritos, solamente que es un número reducido y les ha representado el esperar por lapso mayor de tiempo.

De esta forma la selección se encuentra centralizada en el Rector para la designación del primer nivel de la administración y para la determinación de las personas que ocuparán puestos del segundo nivel en adelante, en ocasiones la decisión es consensada, con los que ocupan el nivel inmediato superior y en otros casos son seleccionados por quien ocupe el nivel inmediato superior o bien son designados unilateralmente por el Rector. El grado de consenso o designación, depende en relación directa del grado de confianza que tenga el Rector con el subordinado en cuestión.

Por lo regular los puestos se cubren con personal que se encuentra en la UAEM, o a través de recomendaciones que hace el mismo personal. En muy pocos casos, se lleva a cabo un efectivo proceso de selección y se cuida que la persona cubra con el perfil profisiográfico. De esta forma, por ejemplo los secretarios administrativos en los organismos, planteles o dependencias, no necesariamente deben tener conocimientos sobre el área contable o administrativa, basta con que el Director en turno lo proponga, para que comience a aprender a realizar esta función, en ocasiones funciona, en la mayoría de los casos hay que capacitarlo o bien contratar otra persona que absorba las situaciones técnicas. Cuando lo deseable sería contar con un ejercito de personal capacitado que pudiera auxiliar efectiva y eficientemente en esta función, aquí la fuente natural de reclutamiento podría ser por ejemplo la Contraloría Universitaria, la Dirección Financiera, etc., o sea con personal capacitado en los procesos propios de la función. Es en base a estos razonamientos como podemos concluir de que se carece de un verdadero proceso de selección y más bien se contrata en base a decisiones preestablecidas y negociadas entre los diversos niveles de la organización, que buscan más bien el grado de confianza y no tanto la capacidad de la persona para adecuarse a los requerimientos del puesto. En muchos casos hay que acomodar el puesto a las características del personal.

Es un hecho entonces el que bajo estas características, se tenga que enfrentar la institución a un gran número de deficiencias y frustraciones tanto de las personas que dirigen en estas condiciones, como de las que llevan a cabo el trabajo académico o administrativo

Finalmente se carece del análisis de puestos para poder llevar a cabo la selección y contratación de personal con el propósito de determinar si el solicitante reúne los requisitos del puesto, ello para adecuar al candidato al puesto y en busca de rendimientos superiores, basados en términos de la eficiencia y eficacia del hombre en el puesto.

2.      Prospectiva.

Constituir un Comité General de Evaluación del Servicio Profesional de Carrera Universitaria cuya composición será la siguiente (ver ilustración Nº 9): 

•  Presidente: El Sr. Rector, o por delegación al Secretario Técnico.

•  Secretario Técnico: El Secretario Administrativo (si no asiste el Sr. Rector, actúa como Presidente.)

•  Tres Vocales Ex - oficio: El Contralor, El Director de Recursos Humanos, el Director del Servicio Profesional de Carrera Universitaria.

•  Seis Vocales Ejecutivos designados como a continuación se expresa:

•  Un Vocal Ejecutivo: que será el Puesto Jerárquico Superior de donde ocurra la vacante.

•  Un Vocal Ejecutivo nombrado por el Rector del Régimen Administrativo de Confianza, representativo de los Organismos Académicos.

•  Un Vocal Ejecutivo nombrado por el Rector del Régimen Administrativo de Confianza, representativo de los Planteles de la Escuela Preparatoria.

•  Un Vocal Ejecutivo nombrado por el Rector del Régimen Administrativo de Confianza, representativo de las Dependencias Académicas y;

•  Un Vocal Ejecutivo nombrado por el Rector del Régimen Administrativo de Confianza, representativo de las Dependencias Administrativas de la Administración Central.

Ilustración 14: El Comité General de Evaluación del Servicio Profesional de Carrera Universitaria.

La designación de los vocales ejecutivos, se hará por el rector de entre las personas que ocupen los puestos de igual o superior nivel de la vacante y que cubran los requisitos que se establezcan.

Contar con el análisis de puestos para satisfacer los requerimientos de personal, en base a los requisitos del puesto, y al perfil de las características de los candidatos con que se cuenten, tendiendo a escoger a las personas con más probabilidades para tener éxito en el puesto, buscando que concuerden los requisitos del puesto con las capacidades de las personas. Los requisitos del puesto deberán proporcionarse, en base al análisis y descripción de puestos, de los cuales se elaborará una ficha profisiográfica, y el perfil del candidato se logrará aplicando las técnicas de selección.

La selección de recursos humanos deberá contar con especialistas, sobre todo psicólogos, para ayudar al comité de selección en la tarea, ello con el objetivo, de hacer de la selección, un proceso montado sobre bases científicas y estadísticamente definidas.

Mantener un inventario actualizado de los recursos humanos que laboran en la institución, que nos auxilie a cubrir ciertas vacantes con personal previamente capacitado y con experiencia en el área correspondiente.

Estos objetivos beneficiarán a la institución con una menor rotación de personal, menor ausentismo mayor calidad en el desempeño, un estado de ánimo más elevado del personal, en la medida de que sienta mayor satisfacción en el trabajo bajo un clima organizacional adecuado.

El procedimiento que se deberá llevar a cabo es el siguiente:

3.      Recepción de solicitantes.

Se implementarán entrevistas con los diversos candidatos que aspiran a cubrir alguna vacante o por medio de la solicitud de empleo estableceremos una base de datos de aspirantes a ingresar a la universidad. La manera en que se maneje esta recepción inicial es la base sobre la cual se podrá formar una opinión la institución sobre los candidatos, ayudándonos a definir de manera inicial a las personas claramente inadecuadas y obtener información básica sobre los candidatos potenciales.

Algunos instrumentos que nos auxilian en la entrevista son: la forma de calificación para la entrevista previa (ver tabla Nº 2); la ficha profisiográfica del puesto (ver ilustración Nº 15); y,.el modelo de perfil de la entrevista (ver ilustración Nº 16).

Tabla 2:            Forma de calificación para la entrevista previa.

4.      Ficha de especificación o ficha profisiografica.

De la información establecida en los análisis de puestos, de la obtenida en la sección correspondiente a los puestos, así como de la información recogida de sus ocupantes se elabora una ficha de especificaciones del puesto o ficha profisiográfica, que debe contener los atributos psicológicos y físicos necesarios para el desempeño del puesto como se muestra en la ilustración Nº 10. Con esta ficha la sección de selección puede establecer las técnicas más adecuadas para el caso. La ficha profisiográfica es un sinónimo del análisis de puestos o análisis ocupacional. En un sentido más restringido, es la investigación de elementos componentes de un trabajo y de su interacción, con el objetivo de determinar las condiciones necesarias para un desempeño adecuado. Por elementos componentes de un trabajo se entienden los factores humanos, instrumental, ambiental y organizacional involucrados. Por condiciones necesarias se entienden las condiciones ambientales o de organización de las tareas, de mejor adaptación del equipo al hombre o de selección de personal. En términos prácticos, la ficha profisiográfica pretende levantar todos los elementos predictivos de un buen desempeño. Obviamente, la selección de personal se encarga, simplemente, de los elementos que predicen el trabajo del futuro ocupante del puesto.

Ilustración 15: Ficha profisiográfica del puesto. 

FICHA PROFISIOGRAFICA
Puesto	Sección:	Código:	Fecha:

1.     DESCRIPCION

2.     EQUIPO DE TRABAJO

3.     REQUISITOS GENERALES

Escolaridad	Primaria	Licenciatura	Carrera técnica
	Secundaria	Maestría	Otros
	Preparatoria	Doctorado
Experiencia

4.     CONDICIONES DE TRABAJO

Ambiente	Luminosidad	Ruido	Espacio
	Humedad	Olores	Altura
	Temperatura	Polvo
Reglamento	Supervisión para	Cont. c/secciones	Proximidad física
	Supervisión recibida	Cont. c/empresas
	Cont. c/colegas sección	Cont. c/público

5.     ACTIVIDADES

Parado    %	por          Horas	Cargando pesos  por             Horas
Andando %	por          Horas	Cargando pesos  por             Horas
Sentado  %	por          Horas	Cargando pesos  por             Horas

6.     CARACTERISTICAS PSICOLOGICAS

Inteligencia general	Numérica	Memoria visual
Inteligencia reproductiva	Raciocinio abstracto	Memoria auditiva
Aptitud espacial	Rapidez de percepción	Memoria p/números
Verbal y social	Atención p/detalles	Cálculo mental rápido
Mecánica	Atención distribuida

7.     CARACTERISTICAS PSICO-FISIOLOGICAS

Discriminación cromática	Coordinación de las manos
Visión de profundidad	Coordinación de los pies
Destreza manual	Coordinación de las manos/vista
Agilidad c/los dedos	Coordinación de los pies/vista/manos
Destreza c/las manos/brazos	Automatización de movimientos
Destreza c/las manos/piernas

8.   PERSONALIDAD:

9.   CONCLUSION:

10. BATERIA DE TEST:

     OBSERVACIONES:

---

 

Ilustración 16: Modelo de perfil de la entrevista. 

PERFIL DE ENTREVISTA

Puntos

 IDENTIFICACIÓN

Nombre	Sexo
Escolaridad	Edad
Candidato al puesto de
Tiempo de aplicación

PERSONAS A CARGO

HISTORIA EDUCACIONAL

EXPERIENCIA PROFESIONAL

ASPIRACIONES y PLANES PARA EL FUTURO

INTERESES RECREACIONALES y SOCIALES

CONDICIONES FÍSICAS

FLUIDEZ VERBAL

SEGURIDAD APARENTE

AUTOEVALUACIÓN

SITUACIÓN FINANCIERA

COMPORTAMIENTO DURANTE LA ENTREVISTA

CONCLUSIÓN

FECHA	SELECCIONADOR	CLASIFICACION

 

5.      Elección de las técnicas de selección.

Obtenidas las informaciones acerca del puesto y de su ocupante, diseñada la ficha profisiográfica, el paso siguiente es la elección de las técnicas de selección más adecuadas al caso o a la situación, de los cinco grupos que se presentan en la ilustración Nº 12.

Ilustración 17: Técnicas de selección de recursos humanos.

 

Las técnicas escogidas deben representar el mejor predictor para un buen desempeño futuro en el puesto.

6.      Solicitud de empleo.

En las solicitudes de empleo se deberán establecer los datos personales, antecedentes de trabajo, escolaridad y otros datos personales, para determinar las características, habilidades y rendimiento de la persona. En esta etapa, se deberán seleccionar cuidadosamente los datos de rendimiento de la persona en sus puestos anteriores: rapidez de promoción, experiencia adquirida, frecuencia y razones por las que dejo otros empleos así como su historial de salarios.

7.      Pruebas de empleo.

Las pruebas de empleo se requieren para obtener información relativamente objetiva, en la que se pueda comparar con la de otros candidatos y los empleados actuales. Las pruebas de empleo nos ayudarán para evaluar la probable coincidencia entre los candidatos y los requisitos del puesto. Se llevarán a cabo tres tipos de pruebas:

•  Las pruebas psicológicas, para definir por medio de los tests psicométricos el grado de capacidad, aptitud y potencialidad en para el aprovechamiento de la capacitación; y, tests de personalidad, para analizar las diversas características determinadas por el carácter (rasgos adquiridos), y por el temperamento (rasgos innatos), ya sean genéricos o específicos sobre el equilibrio emocional, los intereses, las frustraciones, la ansiedad, la agresividad, el nivel motivacional, etc., con lo que definiremos los rasgos de la personalidad del candidato.

•  Las pruebas de desempeño, que miden la capacidad, aptitud, habilidad y destreza del individuo para realizar algunas partes del trabajo al que aspira.

8.      Entrevistas.

Se utilizarán para eliminar a solicitantes ineptos o sin interés que han pasado la fase preliminar de selección. Esta entrevista, será manejada por un especialista con el carácter de exploratoria. También tendrá el propósito de explicar todo lo que es el trabajo y los requisitos para desempeñarlo, así como contestar a toda pregunta que el candidato presente en cuanto al puesto a ocupar, características de la dependencia y en general sobre la universidad. En la ilustración siguiente se muestra una ficha individual de selección.

Ilustración 18: Ficha individual de selección que proporciona el resultado de los tests.

 

 9.  Investigación de la historia anterior.

Con el propósito de tener una visión más objetiva de la persona, se verificarán los datos con las fuentes de referencia durante el proceso de selección, tal verificación abarcará tres categorías de referencias: personales, académicas y de empleos anteriores. La minuciosidad de la comprobación de las referencias dependerá del puesto a ocupar. Las referencias sobre los empleos anteriores debe ser verificada ya que nos proporciona información más objetiva.

10.    Selección preliminar en la Dirección de Recursos Humanos.

En este punto, toda la información de pruebas de empleo, de verificación de referencias obtenidas en las etapas anteriores, servirán para saber qué candidatos son los mejores y más aptos para el puesto, debiéndose abrir un expediente para cada candidato, en donde se habrá de colocar toda la información relativa a la selección preliminar.

Los candidatos pre-seleccionados, deberán presentarse con el jefe inmediato superior de donde ocurra la vacante, quien realizará una entrevista con los diversos candidatos, para evaluar las aptitudes técnicas de los candidatos.

11.    Selección final por el Comité General de Evaluación del SPCU.

Los expedientes relativos a la selección preliminar, serán puestos a consideración del Comité General de Evaluación del Servicio Profesional de Carrera Universitaria, quienes los revisarán y conocerán el punto de vista del jefe inmediato superior de donde ocurra la vacante.

Será en base a la información de referencia como el Comité dictaminará sobre qué candidato es el idóneo para cubrirla. El resultado será publicado al día siguiente del dictamen, se contará con un plazo de 5 días hábiles para recursos de revisión y en un plazo máximo de 8 días hábiles posteriores a la publicación del dictamen, se propondrá a la Rectoría el nombramiento, que deberá ir acompañado del expediente del concurso, y que contendrá al primer seleccionado, así como a los suplentes primero y segundo, en consonancia con el acta del Comité.

12.    El proceso de selección.

A continuación se representa gráficamente el sistema de selección de personal como se ilustra en la ilustración N° 14.

Ilustración 19: Sistema de selección de personal.

13.   Examen médico.

Después de que el candidato haya sido seleccionado, se le practicará un examen médico, el cual se realiza para determinar si tiene la capacidad física para desempeñar el puesto así como para determinar la elegibilidad del solicitante para seguro de vida de grupo, de salud y de invalidez.

El resultado final del proceso de selección son las personas a las que se contrata. Si toman en consideración las entradas de preselección y se han seguido correctamente las etapas básicas del proceso de selección, los nuevos empleados tendrán probabilidades de ser productivos, lo que constituye la mejor prueba de un proceso de selección.